Pokud vaše dítě navštěvuje naši Základní školu, Znojmo, náměstí Republiky 9, se sídlem náměstí Republiky 902/9, 669 02 Znojmo, IČO: 45671303 (dále jen „škola“ nebo „správce“), svěřujete nám, jako správci osobních údajů, osobní údaje dětí, abychom jim mohli řádně poskytovat vzdělávání podle příslušných právních předpisů, a taktéž i provozovat další činnosti, které s výchovou a vzděláním dětí souvisí.

V případě nejasností nás kontaktujte na adrese náměstí Republiky 902/9, 669 02 Znojmo nebo prostřednictvím e-mailu skola@zsrepubliky.cz. Město Znojmo, zřizovatel školy, jmenovalo pověřence pro ochranu osobních údajů (dále jen „pověřenec“), který dohlíží na řádné zacházení s osobními údaji a radí správci údajů, jak nejlépe dodržovat řádné principy pro ochranu osobních údajů. Se svými dotazy nebo žádostmi se na něj můžete obracet i vy: Ing. Irena Fučíková, Obrokova 1/12, 669 22 Znojmo, e-mail: irena.fucikova@muznojmo.cz.

V prohlášení o ochraně osobních údajů je vysvětleno:

• jaké informace (osobní údaje) shromažďujeme, z jakého důvodu a na základě jakého právního titulu,
• jak tyto informace využíváme,
• po jakou dobu budeme s těmito informacemi nakládat,
• kdo může do osobních údajů nahlížet (tzv. příjemci osobních údajů),
• jaká mají děti a jejich zákonní zástupci práva vůči správci osobních údajů.

1. Informace, se kterými nakládáme a doba jejich zpracování

1.1 Správní řízení

Pokud přihlašujete dítě k nám do školy, pak nejprve vyplňujete přihlášku k vzdělávání, na jejímž základě se děti zúčastňují přijímacího řízení. Na konci pak ředitel školy vydá rozhodnutí o (ne)přijetí žáka k vzdělávání. Celý tento proces je tzv. správním řízením, kdy ředitel školy (jako správní orgán) zde rozhoduje o právech a povinnostech jmenovitě určené osoby (viz zákon č. 500/2004 Sb., správní řád § 9). Abychom mohli takové správní řízení konat, potřebujeme znát následující základní identifikační nebo popisné osobní údaje:

1. žák:

• jméno a příjmení, datum narození, případně rodné číslo, místo trvalého pobytu nebo adresa pro doručování písemností (popř. další informace - údaj o předchozím vzdělávání, zdravotní stav (např. alergie), zájem o navštěvování školní družiny)
• dále shromažďujeme údaj o zdravotní pojišťovně

1. zákonný zástupce:
   • jméno a příjmení, adresa trvalého pobytu nebo adresa pro doručování písemností, ID datové schránky (pokud byla zpřístupněna), telefonní číslo nebo e-mail

Tyto osobní údaje zpracováváme za účelem plnění právní povinnosti, a to vedení správního řízení (řízení o rozhodnutí o přijetí ke vzdělávání). Právním titulem pro zacházení s těmito  informacemi je podle článku 6 odst. 1 písm. c) GDPR (Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES  - obecné nařízení o ochraně osobních údajů). plnění právní povinnosti, a to podle ust. § 34, § 34a, § 34b a/nebo § 36, § 46 zákona č. 561/2004 Sb., školský zákon a dále zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, jakož i prováděcí právní předpisy k uvedeným zákonům.

Za účelem vedení správního řízení osobní údaje shromažďujeme (archivujeme) po dobu, která je stanovená ve spisovém a skartačním plánu školy. V případě žádostí o přijetí k základnímu vzdělávání a rozhodnutí o této žádosti se jedná o dobu 10 let.

Řízení o přijetí k vzdělávání není jediným správním řízením, které se při vzdělávání dětí může konat. Další řízení mohou být např. řízení o ukončení individuálního vzdělávání dítěte (§ 34b odst. 5 školského zákona) apod. V rámci této činnosti se zpracovávají pouze údaje nezbytné pro vedení takového řízení, tj. údaje, které jsou vyjmenovány výše. U správních rozhodnutí o zahájení / ukončení individuálního vzdělávacího plánu je doba archivace 10 let.

1.2 Matrika žáků  a ostatní dokumentace školy

Školský zákon ukládá všem školám povinnost, aby vedly určitou dokumentaci o své činnosti. Mezi povinnou dokumentaci patří i vedení tzv. evidence dětí, žáků nebo studentů podle § 28 odst. 1 písm. b) školského zákona. Jedná se o tzv. školní matriku. Její náležitosti jsou stanoveny v § 28 odst. 2 školského zákona. Ve školní matrice proto musíme vést následující osobní údaje:

1. žáka:
   • jméno a příjmení, rodné číslo, datum narození, státní občanství, místo narození a místo trvalého pobytu, popřípadě místo pobytu na území České republiky podle druhu pobytu cizince nebo místo pobytu v zahraničí nepobývá-li dítě na území ČR, datum zahájení vzdělávání ve škole, údaje o průběhu a výsledcích vzdělávání ve škole, vyučovací jazyk, údaje o znevýhodnění uvedeném v § 16 školského zákona, údaje o mimořádném nadání, údaje o poskytovaných podpůrných opatřeních, závěry vyšetření uvedených v doporučení školského poradenského zařízení, údaje o zdravotní způsobilosti ke vzdělávání a o zdravotních obtížích, které by mohly mít vliv na průběh vzdělávání, datum ukončení vzdělávání ve škole (základní identifikační nebo popisné osobní údaje, v určitém rozsahu informace o zdravotním stavu – tzv. citlivé údaje)
2. zákonného zástupce:
   • jméno a příjmení zákonného zástupce, místo trvalého pobytu nebo bydliště, pokud nemá na území ČR místo trvalého pobytu, a adresu pro doručování písemností, telefonické spojení (základní identifikační nebo popisné osobní údaje)
   • abychom mohli se zákonnými zástupci efektivně a rychle komunikovat, mohou nám zákonní zástupci dát dobrovolně svůj e-mail (na základě oprávněného zájmu správce osobních údajů dle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).

Tyto osobní údaje zpracováváme za účelem plnění právní povinnosti – vedení evidence žáků – vedení školní matriky. Ve školní matrice jsou tak osobní údaje zpracovávány na základě plnění právní povinnosti, která naší škole vyplývá ze školského zákona. Zpracování takovýchto údajů je proto v souladu s článkem 6 odst. 1 písm. c) GDPR. Školní matrika se uchovává po dobu, kterou stanovuje zákon o archivnictví a spisové službě (zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů), a to po dobu 50 let, ledaže se jedná archiválie podle bodu 16 přílohy č. 2 zákona o archivnictví a spisové službě, které se vždy povinně předkládají státnímu archivu k výběru za archiválie.

Školní matriky nejsou však jediným dokumentem, které má škola povinnost vypracovávat. Mezi další povinné dokumenty, kde se objevují osobní údaje dětí nebo žáků, jsou např. knihy úrazů aj. Účelem zpracování osobních údajů v takových dokumentech je poté řádné plnění pedagogické činnosti a plnění právních povinností při poskytování vzdělávání. Doba uchování těchto dokumentů je uvedena ve spisovém a skartačním řádu školy a různí se podle typu dokumentu. Takové zpracování je opět prováděno na základě plnění právních povinností, a tedy v souladu s článkem 6 odst. 1 písm. c) GDPR.

1.3 Stravování

Abychom mohli žákům řádně poskytovat stravovací služby, pak i za tímto účelem musíme zpracovávat informace, které jsou uváděny nejčastěji v přihláškách ke stravování. Jedná se o následující osobní údaje:

1. žáků:
   • jméno a příjmení, datum narození nebo rodné číslo, státní občanství, místo trvalého pobytu nebo adresa bydliště (kontaktní adresa), školní rok, třída, číslo bankovního účtu, datum zahájení a ukončení stravovacích služeb, údaje o zdravotních obtížích, které by mohly mít vliv na poskytované služby (např. alergie na lepek), (základní identifikační nebo popisné osobní údaje, v určitém rozsahu informace o zdravotním stavu – tzv. citlivé údaje)
2. zákonných zástupců:
   • jméno a příjmení, adresa trvalého pobytu nebo bydliště (kontaktní adresa), telefonické spojení nebo email, číslo bankovního účtu

Poskytování stravovacích služeb je uskutečňováno na základě přihlášky ke stravování. Přihláška tak zakládá určitý (právní) vztah, kdy má provozovatel stravovacího zařízení povinnost poskytnout službu a na druhé straně příjemce takové služby má jiné závazky, typicky povinnost uhradit cenu takové služby. Přihláška ke stravování by se tak dala považovat za jakousi smlouvu. V takovém případě se zpracování výše uvedených osobních údajů za účelem poskytován stravovacích služeb děje na základě plnění smluvního vztahu podle článku 6 odst. 1 písm. b) GDPR.

1.4 Prezentace školy a bezpečnost

Pro účely prezentace školy využíváme internetové stránky www.zsrepubliky.cz, nebo zveřejňujeme některé důležité zprávy v běžných médiích (např. místní tisk nebo regionální TV). Může se tedy stát, že za účelem informování veřejnosti o dění v naší škole a pro prezentaci školy zveřejníme jméno a příjmení  žáka a případně i fotografii, audio a videozáznam nebo výtvarné dílo. Nemusíte se ale bát, k takovému zveřejnění vyžadujeme souhlas se zpracováním osobních údajů.

Rádi bychom vás upozornili, že pro některé zveřejňování fotografií nebo videozáznamů není souhlas se zpracováním údajů potřebný. Tak je tomu v případě, kdy na dané fotografii nebo videozáznamu není konkrétní osoba zcela identifikovatelná. Pokud i přesto budete žádat, aby taková fotografie nebo videozáznam nebyl zveřejněn, pak to chápeme a můžete se s žádostí o smazání obrátit na výše uvedené kontakty školy nebo pověřence.

Nejen ochrana soukromí žáků je pro nás důležitá. Dbáme zároveň ochrany jejich zdraví, bezpečí a majetku. Proto je u vchodu do hlavní budovy je vrátnice, kde musí každý návštěvník školy uvést:

• jméno přimění, firmu (je-li v danou chvíli relevantní), osobu/osoby, kterou/které jde navštívit.

1.5 Hospodářská činnost a účetnictví

Hlavní činností naší školy je poskytování vzdělávání. Abychom mohli plnit naší hlavní činnost řádně a svědomitě, potřebujeme zajistit běžný chod školy – např. zajištění účetnictví, provoz telefonů, IT sítě, ale i třeba běžná údržba budovy. Za tímto účelem uzavíráme různé soukromoprávní smlouvy s dodavateli zboží a služeb. V těchto smlouvách se objevují osobní údaje smluvních partnerů (jméno a příjmení, identifikační číslo podnikatele, adresa provozovny nebo sídla, adresa trvalého pobytu nebo bydliště - kontaktní adresa, daňové identifikační číslo, e-mail a telefon).

S těmito osobními údaji zacházíme převážně za účely plnění uzavřené smlouvy, tj. podle článku 6 odst. 1 písm. b) GDPR, ale zároveň i pro plnění smluvních povinností, tj. podle článku 6 odst. 1 písm. c) GDPR. Plnění smluvních povinností nastává typicky v případě, kdy na základě uzavřené smlouvy musíme evidovat v rámci účetnictví faktury nebo jiné daňové doklady podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Smlouvy se uchovávají nejdéle po dobu 10 let, protože mohou být předmětem kontroly ze strany zřizovatele a faktury po dobu 5 let.

2. Poučení o právech subjektů osobních údajů

Každý subjekt osobních údajů má následující práva:

• požadovat omezení zpracování osobních údajů,
• požadovat vysvětlení ohledně zpracování osobních údajů,
• požadovat informaci, jaké osobní údaje jsou na základě souhlasu zpracovávány,
• vzít souhlas se zpracováním údajů kdykoliv zpět,
• vyžádat si přístup k údajům a nechat je aktualizovat, opravit nebo doplnit,
• požadovat výmaz osobních údajů,
• v případě pochybností o dodržování pravidel souvisejících se zpracováním osobních údajů se obrátit na správce nebo se stížností na Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).

3. Příjemci osobních údajů

Svěřeným osobním údajům věnujeme velikou opatrnost. To zahrnuje především starat se o to, aby k nim měly přístup jen osoby, které jsou oprávněny s takovými informacemi nakládat. Při výkonu naší činnosti se může stát, že k osobním údajům bude mít přístup i další osoba. Tak je tomu typicky v případech orgánu veřejné moci, které provádí kontrolní činnost, orgánů zřizovatele školy nebo osob, které zajišťují pro školu služby nebo jiné činnosti (např. pořadatel školních soutěží, organizátor akce jako je zájezd nebo škola v přírodě). Příjemci osobních údajů získávají pouze jen ty osobní údaje, které nezbytně potřebují pro zajištění a výkon činnosti vůči škole.

4. Zabezpečení osobních údajů

Víme, že ochrana soukromí žáků, ale i ostatních kategorií subjektů osobních údajů je důležitou součástí naší činnosti a nepodceňujeme ji. Proto se vždy snažíme zajistit dostatečná opatření, abychom zpracovávaným informacím dopřáli odpovídající úroveň důvěrnosti. Pro řádné dodržování ochrany osobních údajů proto využíváme například následující bezpečnostní prvky:

• zaměstnanci školy jsou vázáni mlčenlivostí o skutečnostech, o nichž se dozvěděli při výkonu své práce
• osobní údaje jsou ukládány do uzamykatelných prostorů, kam má přístup pouze omezený počet zaměstnanců školy.
• v případě uchovávání osobních údajů v digitálním prostředí jsou výpočetní prostředky náležitě zabezpečeny jak fyzicky (proti odcizení nebo zničení), tak i programově (proti škodlivým softwarům, nastavením elektronického zabezpečení přístupu jen oprávněným osobám nebo v neposlední řadě také využíváním bezpečných komunikačních kanálů, které využívají prvky šifrování
• pokud předáváme osobní údaje některým příjemcům (viz výše), vždy se ujišťujeme
  • že se jedná o osoby, které jsou oprávněny s údaji nakládat,
  • že nezískávají ty osobní údaje, které nezbytně nepotřebují pro výkon své činnosti,
  • že taková osoba s osobními údaji zachází s náležitou péčí a opatrností,
  • že příjemce bude dodržovat stejnou mlčenlivost, jakou jsou vázáni zaměstnanci školy,
• při zveřejňování výsledků z přijímacího řízení využíváme tzv. pseudonymizaci, kdy výsledky dětí nejsou zveřejňovány pod jejich jménem, ale pod určitým identifikátorem,
• k osobním údajům mají v rámci organizace přístup jen ti zaměstnanci, kteří jsou oprávněni s osobními údaji nakládat,
• zabezpečení údajů je průběžně kontrolováno a aktualizováno s ohledem na způsoby jakým se s osobními údaji zachází.